SEVEN-BPM

Una verdadera estrategia genera múltiples ideas, facilita la toma de decisiones y diferencia a la empresa de sus competidores.

Tradicionalmente, realizar cambios a los procesos de negocios de las empresas, acarrea retrasos y depende mucho de las personas que trabajan dentro de la misma organización. Con tantos participantes, proyectos y procesos, las operaciones pueden en ocasiones perderse en una montaña de órdenes de trabajo, requisiciones de compra, órdenes de compra, radicaciones, quejas, trámites y otras tareas.

SEVEN-BPM permite a los usuarios definir nuevos procesos de negocio o modificar procesos existentes. Esta herramienta permite definir el negocio en flujos de trabajo escalando desde un sistema de radicación, importaciones, exportaciones, procesos diversos de compras, presupuestos o cualquier tipo de proceso que interactue con los sistemas administrativos, financieros, de producción y de recursos humanos, documentales y del negocio en un solo sistema.

De esta manera, el trabajo compartido y cooperativo de gran importancia en las organizaciones, manejando documentos distribuidos, el correo electrónico, las transacciones, las operaciones entre otros, y facilitando el flujo de información entre los diferentes grupos que conforman la organización y disminuyendo así, significativamente los costos administrativos.

SEVEN-BPM se integra con herramientas de oficina y correo electrónico .

Gestión Documental

El sistema de BPM inicialmente se puede basar en una herramienta de gestión documental que almacene y gestione los objetos documentales complejos que viajen por el flujo como lo son imágenes, textos, videos, archivos ofimáticos.

También incorpora  la posibilidad de integrarse con la informática corporativa existente, así como con herramientas de trabajo ofimático como faxes, bases de datos u hojas de cálculo.

Las técnicas de gestión documental permiten clasificar y organizar los archivos electrónicos; gracias a ellas, es posible utilizar técnicas de bases de datos para localizar la información que se necesita, realizando búsquedas por temas, fechas, autores, contenidos, entre otros.

Además, al disponer de un archivo central de documentos electrónicos, el control y acceso están garantizados. El usuario se identifica con su nombre y una palabra clave, teniendo derecho a realizar determinadas operaciones en función de su identidad. De este modo, se evita que personal no autorizado consulte o modifique información a la que no debería tener acceso.

Con esta herramienta la información no permanece estática en su organización, fluye de unas personas a otras, y cada una la somete a un proceso distinto.

SEVEN-BPM permite controlar

  • QUIÉN maneja la información
  • QUÉ debe hacer con ella
  • CUÁNDO debe hacerlo

    De esta manera, los documentos electrónicos pasan "de mano en mano" y  cada persona realiza la función que tiene asignada (visar, anexar otros documentos, revisar, ampliar, entre otros) siguiendo el orden establecido.

    De este modo, las operaciones de la empresa y los documentos se transforman en un proceso ordenado y controlado en todo momento.

    Si, por ejemplo, usted aplica un sistema de BPM a un proceso de gestión de expedientes, podrá conocer en todo momento:
  • Cuantos expedientes se están procesando en el sistema
  • En qué estado se encuentran
  • Qué operaciones están realizando los usuarios
  • Cuantos expedientes se gestionaron en meses anteriores y con qué resultado

Y si por ejemplo se aplica a una compra de equipos, este se encaminará a la persona o personas encargadas de aprobar dicha compra y esta a su vez, realizará y aceptará dicha orden de compra interactuando automáticamente con el sistema administrativo de la organización.

De esta manera, el tramite que debe realizar cada participante se reduce a la recepción de correos electrónicos con la información detallada y el formato el cual debe diligenciar, este automáticamente será enviado al siguiente estado y participante.

La creación de un flujo de trabajo es muy sencilla simplemente colocando íconos y relacionándolos con flechas se pueden obtener de una libreta de usuarios, los datos de cada uno de los participantes en el proceso, permitiendo asignar funciones especificas a cada uno de ellos.

Adicionalmente SEVEN-BPM permite:

  • Definir una actividad o tarea que involucre a un grupo de personas que cumplan un conjunto de reglas preestablecidas.
  • Decidir cómo se debe realizar la secuencia de cada subtarea.
  • Si una de estas subtareas se encuentra en una base condicional, es necesario identificar los pasos y definir las condiciones.
  • Definición de flujos.
  • Definición de atributos por cada una de las etapas teniendo una fecha de conclusión mínimo para cada una de estas.
  • Definición de tiempos estimados de duración de cada etapa asociada a cada ruta.
  • Permite que el administrador tenga información actualizada acerca del estado, pasos ejecutados, pasos pendientes, demoras inconvenientes y observaciones de cada paso realizado.
  • Decidir cual debe ser la dificultad de cada subtarea para poder realizar el proyecto; esto viene a especificar las funciones del trabajo, y de cada individuo.
  • Crear un "mapa" del BPM que identifique los pasos a seguir especificando los trabajos a realizar y lo que cada individuo debe completar.
  • Crear las formas, los documentos e instrucciones que necesita cada persona en cada paso para poder realizar cada subtarea.
  • Qué operaciones están realizando los usuarios
  • Encamina tareas a usuarios, grupos de usuarios o de acuerdo a una posición o un determinado criterio.
  • Realiza decisiones de encaminamientos de tareas dinámicamente, de acuerdo a un caso especifico de un procedimiento.
  • Maneja encaminamientos paralelos y condicionales para realizar flujos de trabajo complejos.
  • Puede aplicar plazos de tiempo para cada etapa del procedimiento y enviar un aviso en el caso que estos sean ignorados, evitando así que un paso retrase o interrumpa un proceso porque no haya sido despachado a tiempo.
  • Suministra una completa información sobre el estado actual de un determinado caso, por tanto, es posible obtener un registro permanente sobre lo que se ha hecho y cuándo. Esto facilita un nivel de control, que sería imposible alcanzar por un método manual.
  • Al ser un sistema abierto e independiente, puede ser usado como gestor de flujos de trabajo para aplicaciones ya existentes dentro de la empresa, convirtiendo estos en sistemas activos, inteligentes y sensibles al tiempo.
  • Dividir la tarea en subtareas, donde cada una representa una lista de pasos a seguir por un individuo y que lógicamente representa el conjunto del equipo.
  • Es un sistema basado en WEB, por lo que la información puede ser actualizada desde cualquier sitio del Planeta.

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